Hoe werkt de logistieke planning van een Roadshow? Lees meer! | Movico

Logistieke planning van een Roadshow

Gepubliceerd op: 12 January 2022

Er komt meer bij kijken dan je denkt

Onze Logistics Manager, Leon & Client Manager Marketing Roadshows, Noud, geven een unieke kijk achter de schermen bij Movico. Ze zoomen in op alles wat er komt kijken bij de logistieke planning van een Roadshow. Dat is namelijk heel wat meer dan alleen maar de snelste weg van A naar B vinden. De logistieke organisatie van een roadshow is een grote puzzel van de juiste route, papieren en timing. Een puzzel die Noud en Leon met veel plezier oplossen voor iedere klant.

Hieronder delen we het stappenplan van Movico:

1. De eerste analyse

Een inventarisatie van de wensen van de klant. Daar beginnen we mee. Leon legt dat even uit: “Klanten delen hun eerste plannen en ideeën met ons, op basis daarvan maken we een eerste scan. We kijken hierbij naar belangrijke datums op de planning, locaties en landen die ze willen bezoeken. We onderzoeken wat logisch is en wat niet.” En bij Movico zijn we het liefste in een zo vroeg mogelijk stadium bij het proces betrokken. Vanuit onze expertise nemen we klanten dan stap voor stap mee langs alle belangrijke onderdelen. We helpen ze om na te denken over de juiste dingen, op het juiste moment.

2. Logische route

Volgens Leon is het uiteraard zaak om te kijken naar de meest efficiënte weg van plek naar plek: “We houden er altijd rekening mee dat onze Co2 uitstoot zo minimaal mogelijk is. Gemakkelijk uitgelegd betekent het dat we niet in bloemetjespatroon over de kaart rijden.”

3. Het juiste papierwerk

Dat is altijd een flinke uitdaging waar we bij Movico zeer bedreven in zijn. Noud geeft wat voorbeelden: “Zo heb je in sommige landen visums nodig, die je heel ver van te voren moet aanvragen, om de grens te mogen passeren. Door dit vooraf goed en tijdig te regelen, voorkom je problemen achteraf. En wat te denken van transport over zee, daar zijn ook speciale documenten voor vereist. Inmiddels weten wij precies wat en waar we dit moeten regelen.” Dat is wel zo handig voor klanten. Zo kunnen zij zich namelijk helemaal focussen op de inhoud van hun roadshow!

4. Een tijdsplanning

Movico maakt iedere planning helemaal op maat voor de klant. Op gebied van timing zijn er verschillende zaken waar we rekening mee houden, zo laat Leon weten: “Om te beginnen is reizen met een vrachtwagen niet hetzelfde als reizen met een auto. Je doet er wat langer over om bij je bestemming te komen. Wij houden daarom rekening met 600km per dag en nemen dat mee in onze planning. Ook denken we na over de meest geschikte reisdagen en operationele dagen. We letten hierbij onder andere op feestdagen. Die kunnen namelijk per land verschillen. Je wil niet dat een belangrijke operationele dag valt op een dag dat iedereen vrij is.” Zou jij hieraan gedacht hebben?

5. Inzet personeel bepalen

Bij Movico hebben we veel aandacht voor de duurzame inzetbaarheid van mensen én kijken we goed naar wat wettelijk is toegestaan. Leon licht dat toe: “We houden ons aan naar de regels rondom rijtijden, rusttijden en arbeidstijden. Onze mensen zijn het belangrijkst. Zonder hen geen roadshow! Alleen met de juiste balans tussen werken en rusten, kunnen zij zich optimaal inzetten voor de klant.” Ook dit onderdeel neemt Movico mee in de planning. Zo is alles realistisch en haalbaar en verloopt de roadshow op een fijne manier.

6. Wisseldagen personeel bepalen

Na drie weken worden onze operators gewisseld. Dat doen we met oog op kwaliteit, het is belangrijk dat de operators scherp zijn, zo legt Noud uit. “Naast een duurzame inzetbaarheid van mensen kijken we ook naar wat planningstechnisch gezien de beste manier is om te reizen. Wanneer mensen gewisseld moeten worden zijn er verschillende opties qua vervoer mogelijk. We kijken hierbij naar een logisch punt in het tourschema.” Leon vult aan: “Dat is een locatie die goed bereikbaar is via internationale trein, of waar bijvoorbeeld een luchthaven aanwezig is. Door zo direct mogelijk te reizen verkleinen we de reistijd. Dit is niet alleen kostenbesparend, maar het komt ook de duurzaamheid ten goede. Als we vandaag in een klein plaatsje in Spanje staan en twee dagen later in Barcelona, kiezen we voor de wissel de grote stad!”

7. Daar gaan we dan!

Leon vertelt hoe Movico de puntjes op de i zet voor een fantastische roadshow: “We plannen voorafgaand aan de startdatum een hele week van voorbereidingen. Het interieur en de signing zijn dan klaar en de gehele opstelling kan gecheckt worden. Uitgebreid testen van systemen en functionaliteiten is essentieel, want het interieur kan invloed hebben op het in- en uitschuiven van onze trailers. In de voorbereidingsweek plannen we ook altijd een kick-off met de klant, trainen we onze operators en schrijven we een unieke op- en afbouw instructie. Als dat allemaal gedaan is rest ons nog een goede briefing voor de operators te verzorgen. En dan kunnen we inpakken en vertrekken!” Door deze stappen met veel zorg te doorlopen zorgen we er als team voor dat onze klanten én onze operators vol vertrouwen beginnen aan de Roadshow!

Denk je eraan om een roadshow te organiseren en wil je dat wij eens adviseren? Doen we graag. Neem contact met ons op voor een gesprek, geheel vrijblijvend!

Wil je meer weten over de logistieke planning van een roadshow?

Stel je vraag aan onze Marketing Roadshow Specialist, Noud van de Mortel! Hij vertelt je graag meer over de uitdagingen waar wij dagelijks mee te maken krijgen.

STEL JE VRAAG AAN NOUD